Was ist ein Qualitätsmanagementsystem? Einfach und verständlich erklärt

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem und warum ist es für Unternehmen heute entscheidend? Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 hilft Ihnen, Prozesse zu strukturieren, Fehler zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit nachhaltig zu steigern. Erfahren Sie, wie Sie mit klaren Abläufen und einfachen Methoden mehr Effizienz erreichen und Ihr Unternehmen gezielt weiterentwickeln.

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist die konkrete Umsetzung des Qualitätsmanagements im Unternehmen – also die klaren Strukturen, Prozesse und Regeln, mit denen Sie Qualität im Alltag sicherstellen.

Unternehmen sind komplex. Sie bestehen aus vielen Menschen, Teams, Abteilungen und Abläufen, die alle auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet werden müssen. In der ISO 9001 ist dieses Ziel die sogenannte Kundenorientierung: Alles, was ein Unternehmen tut, soll darauf ausgerichtet sein, die Anforderungen und Erwartungen der Kunden zuverlässig zu erfüllen.

Qualitätsmanagement beschäftigt sich genau mit dieser Frage: Wie muss Ihr Unternehmen aufgestellt sein – strategisch, organisatorisch und operativ –, damit Sie dauerhaft die Qualität liefern, die Ihre Kunden erwarten?

Ein Qualitätsmanagementsystem sorgt dafür, dass die Strategien, Ressourcen, Strukturen und Handlungsanweisungen für Beschäftigte auf das gleiche Ziel ausgerichtet sind: Eine zuverlässig hohe Qualität von Produkten und Dienstleistungen, mit denen Kundenerwartungen zuverlässig erfüllt werden.

Ein Qualitätsmanagementsystem besteht aus mehreren Bausteinen, die in der ISO-Norm 9001:2026 näher erläutert werden. Im Kern geht es darum, den so genannten PDCA-Zyklus einzuhalten, der im nächsten Abschnitt erläutert wird. ISO 9001 folgt der Logik dieses Zyklus.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus ist ein einfacher Ablauf, um Ihr Unternehmen Schritt für Schritt zu verbessern. Sie planen eine Maßnahme (Plan), setzen sie um (Do), prüfen das Ergebnis (Check) und passen etwas an (Act). So verbessern Sie Ihre Abläufe kontinuierlich, vermeiden Fehler und behalten die Kontrolle über Ihr Geschäft.

In der Einleitung zur ISO 9001:2026 wird der PDCA-Zyklus erklärt. Er ist ein wesentlicher Bestandteil der Norm, jedoch bei einer ISO 9001-Zertifizierung nicht verpflichtend.

Übrigens: In keiner ISO-Zertifizierung ist der PDCA-Zyklus vorgeschrieben! Er stellt jedoch eine sehr gute Logik dar, nach der ein Qualitätsmanagementsystem aufgebaut wird.

PDCA-Zyklus mit den vier Schritten Plan, Do, Check und Act zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen

Das Umfeld verstehen, Maßnahmen planen

Planung ist eine der wesentlichen Grundlagen eines Qualitätsmanagementsystems. Es geht darum, den eigenen Markt zu kennen, Strategien und Visionen für das Unternehmen zu erarbeiten, Führungskräfte für das Qualitätsmanagementsystem zu sensibilisieren und zu begeistern, Kundenanforderungen zu verstehen sowie Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse festzulegen. Auch werden Maßnahmen im Umgang mit Risiken und Chancen sowie Qualitätsziele und Ressourcen geplant.

Umsetzung der geplanten Aktivitäten

In einem Qualitätsmanagementsystem hilft die beste Planung nichts, wenn Maßnahmen nicht umgesetzt werden. ISO 9001:2015 beschäftigt sich in Kapitel 8 mit genau dieser Umsetzung. Wie können Prozesse gesteuert werden? Wie verläuft die Kommunikation mit Kunden? Welche Tätigkeiten sollen im Rahmen der Umsetzung geplanter Maßnahmen stattfinden?

Überprüfung und Bewertung der Leistung

Haben die Maßnahmen das gebracht, was im Vorfeld geplant und erwartet wurde? Sind Kunden zufrieden? Damit setzt sich Kapitel 9 von ISO 9001 auseinander. Ein wichtiger Grundsatz eines Qualitätsmanagementsystems ist dabei: Die Bewertung von Leistungen erfolgt auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten, nicht auf Basis persönlicher Meinungen und Überzeugungen.

Verbesserungen bei Nichterreichen von Zielen

Dass Unternehmen ihre Ziele mit den geplanten Maßnahmen nicht erreichen, ist die Regel – nicht die Ausnahme. Das ist in einem Qualitätsmanagementsystem auch nicht schlimm. Wichtig ist, dass Maßnahmen ergriffen werden, wenn Ziele nicht oder nur unzureichend erreicht werden. Act, also die kontinuierliche Verbesserung des eigenen Tuns und der eigenen Organisation, ist der letzte Abschnitt des PDCA-Zyklus.

Der PDCA-Zyklus hilft, die Logik von ISO 9001:2015 zu verstehen. Schaut man sich die Norm direkt an, ist sie zunächst ein sehr komplexes Werk von Vorgaben, die es zu erfüllen gilt. Deshalb wirkt das Qualitätsmanagementsystem für Einsteiger oft abschreckend. Wer der Logik des PDCA-Zyklus folgt, hat keine Schwierigkeiten, die unterschiedlichen Anforderungen zu verstehen, zu interpretieren und anzuwenden.

Vorteile eines Qualitätsmanagementsystems

Warum sollten Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem einführen? Die kurze Antwort lautet: Weil sie dadurch professioneller werden. Doch was bedeutet professioneller?

  • Unternehmen gewinnen Zuverlässigkeit: Die Definition von Geschäftsprozessen sorgt dafür, dass Unternehmen kontinuierlich ihre Leistung erbringen können. Unabhängig davon, ob Verantwortliche gerade krank sind oder mit anderen Tätigkeiten beschäftigt sind.

  • Das Unternehmen hat sich der Kundenorientierung systematisch verpflichtet. Das Risiko, Produkte und Services an Kundenbedürfnissen vorbei zu entwickeln sinkt.

  • Durch die kontinuierliche Verbesserung bleiben Abläufe und Prozesse schlank. Ein Prozessmanagement sorgt dafür, dass interne Strukturen und Abläufe immer wieder kritisch hinterfragt und überarbeitet werden.

Unternehmen, die eine ISO 9001-Zertifizierung erlangt haben, sind ein zuverlässiger und geschätzter Geschäftspartner. Entsprechend können sie ihre Marktanteile ausbauen und ihre Leistungen skalieren. Das heißt nichts anderes als: Das Unternehmen ist auf Wachstum vorbereitet. Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem etabliert haben, profitieren von größerem Wachstumspotential bei gleichzeitig sinkenden Kosten.

Qualitätsmanagement im Unternehmen implementieren

Ein Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen zu implementieren ist nichts, was von heute auf morgen geschieht. Es genügt nicht, Qualitätsmanagementbeauftragte zu definieren und das System einzuführen. Es muss gelebt werden. ISO 9001:2015 benennt hier die Führungskräfte als Verantwortliche für das Funktionieren eines Qualitätsmanagementsystems. Die Einführung und Implementierung erfolgen deshalb häufig in Schritten.

  1. Die Geschäftsleitung beziehungsweise die oberste Führungsebene eines Unternehmens beginnt, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Verantwortliche machen erste Schulungen, durch die sie sich mit den Grundsätzen eines Qualitätsmanagementsystems vertraut machen.

  2. Erste Grundsätze des Qualitätsmanagements (beispielsweise die strategische Planung oder die Umfeldanalyse) werden umgesetzt.

  3. Nach und nach übernehmen einzelne Abteilungen und Unternehmensteile die Leitgedanken von ISO 9001.

  4. Durch eine Selbsterklärung, einen Audit von Kunden oder einen Audit von Externen erlangt das Unternehmen eine Zertifizierung, mit der es nach außen nachweist, dass es sich an die Grundsätze des ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem hält.

Grundsätzlich ist die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems freiwillig. In einer Reihe von Branchen ist es jedoch eine Grundvoraussetzung, um beispielsweise an Ausschreibungen teilzunehmen.

Da ISO 9001 auch verstärkt auf die Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen hinweist, gibt es durchaus Überschneidungen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen, unter denen Unternehmen im Markt agieren. Dennoch bleibt die Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems grundsätzlich eine freiwillige strategische Entscheidung eines Unternehmens.

Am Ende gilt ein entscheidender Grundsatz in Unternehmen: Der Sinn und der Vorteil müssen erkannt werden. Nur dann kann ein Unternehmen von sich sagen, es profitiere von der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems.