Welche QM Tools brauchen Sie für ISO 9001?

QM-Tools für die Umsetzung von ISO 9001:2026

Die wichtigsten Werkzeuge für Ihr QM

QM-Tools helfen Unternehmen dabei, ein Qualitätsmanagementsystem in Unternehmen aufzubauen und die Wirksamkeit dieses Systems kontinuierlich zu messen. Normen wie ISO 9001:2026 beschreiben die Anforderungen an das Qualitätsmanagement von Unternehmen, schreiben jedoch keine spezifischen QM-Tools vor. Das hat einen Grund. Um eine ISO 9001-Zertifizierung zu erlangen, gibt es unterschiedlichste Wege. Die Norm ist also sehr interpretationsfähig.

Das Gleiche gilt, wenn Sie ein integriertes Managementsystem etablieren, indem Sie unterschiedliche Managementsysteme vereinen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen QM-Tools für die Praxis vor. Dabei orientieren wir uns an den Vorgaben von ISO 9001:2015. Die Tools können Sie jedoch auch für andere Managementsysteme wie ISO 27001, ISO 14001 oder ISO 45001 anwenden.

Übersicht über den Einsatz von QM-Tools

Nicht jedes QM-Tool passt zu jeder Phase eines Qualitätsmanagementsystems. Grob lässt sich – wie in ISO 9001:2026 erwähnt – ein Qualitätsmanagement in vier Phasen einteilen, das nach dem so genannt PDCA-Zyklus verläuft:

Plan: Planung und Einrichtung eines QM-Systems
Do: Umsetzung eines QM-Systems
Check: Kontrolle der Wirksamkeit
Act: Kontinuierliche Verbesserung und Optimierung

Eine ausführliche Beschreibung des PDCA-Zyklus finden Sie in unserem Artikel über Qualitätsmanagementsysteme.

PDCA-Zyklus mit den vier Schritten Plan, Do, Check und Act zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen

Plan: QM-Tools für die Planung

Die Planung ist im Qualitätsmanagementsystem der aufwendigste Teil. Es gilt, Ziele für das Unternehmen zu definieren und alle Aktivitäten darauf abzustimmen. Außerdem sollen die Interessen von Beteiligten analysiert und berücksichtigt werden, Maßnahmen zur Kundenorientierung, zum prozessorientierten Ansatz, zum risikobasierten Denken, sowie zur Planung von Prozessen und Abläufen getroffen werden. Außerdem gilt es, ein Kennzahlensystem zu entwickeln, mit dem der Erfolg eines Qualitätsmanagementsystems etabliert werden kann.

Zu den wichtigsten QM-Tools zählen in dieser Phase:

Die PEST-Analyse

Eine Aufnahme von politischen (political), ökonomischen (economical), sozialen (social) und technologischen (technological) Einflüssen und Trends, die die Strategie eines Unternehmens bestimmen. Durch diese Analyse soll es Unternehmen gelingen, beispielsweise mit dem Tempo der technologischen Veränderung (z. B. der Digitalisierung) zurechtzukommen und diesen Wandel aktiv mitzugestalten.

Stakeholder-Analyse

Ein Instrument, mit dem die Interessen der unterschiedlichen Personen analysiert werden, mit denen ein Unternehmen zu tun hat. Dies können interne Interessengruppen wie Aktionäre oder Gesellschafter, Mitarbeiter*innen, Führungskräfte oder Betriebsräte sein, als auch Externe wie Kunden*innen, Partner*innen und Lieferanten, Nachbarn und Nachbarinnen, Behörden und Institutionen oder Interessensgruppen wie Verbände oder Umweltschutzorganisationen.

Prozessmanagement

Das Managementsystem ISO 9001:2015 fordert von Unternehmen, dass sie ein so genanntes „prozessorientiertes Denken“ innerhalb Ihres Unternehmens kommunizieren und die Sensibilität dafür wecken, dass die Definition von Geschäftsprozessen implementiert wird. Ein explizites Prozessmanagement wird nicht gefordert, hat sich jedoch als ein sehr effektives QM-Tool erwiesen:

In einem Prozessmanagement werden alle relevanten Prozesse eines Unternehmens definiert, es werden Prozessverantwortliche benannt und unterschiedliche Phasen definiert. Prozesse können eingereicht, veröffentlicht oder in einen Review-Status verschoben werden. Durch ständige Prozesso#ptimierung wird dafür gesorgt, dass Prozesse immer noch effizienter werden.

Risikomanagement

QM-Tool zur Bewertung und zum Management von Risiken. Ähnlich wie beim Prozessmanagement ist die Einführung eines Risikomanagements keine explizite Forderung von Normen wie ISO 9001:2015. Stattdessen fordert die Norm ein risikobasiertes Denken. Bei allen Aktivitäten eines Unternehmens soll eine Abwägung zwischen Risiken und Chancen stattfinden. Um diese Anforderung zu erfüllen, ist die Einführung eines Risikomanagements als QM-Tool empfehlenswert.

Do: QM-Tools für die Umsetzung

Im Qualitätsmanagement gilt ein entscheidender Grundsatz: Wenn Aktivitäten gut geplant, Prozesse definiert, Verantwortliche benannt und Messkriterien definiert wurden, funktioniert ein Unternehmen fast von alleine. Das ist zumindest die Theorie. Für die Phase der Umsetzung braucht es QM-Tools, die eine Übersicht darüber geben, wie gut die Umsetzung funktioniert. Und sie müssen Beschäftigten Unterstützung gewährleisten, damit diese ihre Aufgaben erfüllen können. Zu den wichtigsten QM-Tools in der Phase der Umsetzung zählen deshalb:

Prozesslandkarte zur Abbildung von Geschäftsprozessen

Eine Prozesslandkarte ist ein zentrales QM-Tool, um Ihr Unternehmen übersichtlich darzustellen. Sie zeigt auf einen Blick, welche Hauptprozesse es gibt, wie diese zusammenhängen und wo Schnittstellen liegen. Gerade für die Umsetzung der ISO 9001:2026 hilft sie dabei, Klarheit zu schaffen und Abläufe verständlich zu strukturieren – ohne unnötige Detailtiefe. So erkennen Sie schnell, wo Optimierungspotenziale liegen und wie Ihr Unternehmen als Ganzes funktioniert.

Checklisten im Qualitätsmanagement

Checklisten sind ein einfaches, aber sehr wirkungsvolles QM-Tool für die Umsetzung im Alltag. Sie helfen Ihnen dabei, wiederkehrende Aufgaben strukturiert abzuarbeiten und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Gerade im Sinne der ISO 9001:2026 unterstützen Checklisten dabei, Prozesse zuverlässig und in gleichbleibender Qualität umzusetzen – ohne zusätzliche Bürokratie. So schaffen Sie klare Orientierung für Mitarbeitende und erhöhen die Prozesssicherheit.

Check: Kontrollieren, ob das QM-System funktioniert

Eine der wichtigen Anforderungen von ISO 9001:2026 an Unternehmen ist es, alle Abläufe und Prozesse kontinuierlich zu messen. Einerseits wird kontrolliert, inwieweit Unternehmen ihre quantitativen Ziele (beispielsweise, Verkaufszahlen oder produzierte Stücke erreicht haben) anderseits wird überprüft, inwieweit Unternehmen ihre qualitativen Ziele (ihre Unternehmensziele) erreicht haben. Im Kern wird die Phase des „Check“ durch zwei wesentliche Leitfragen begleitet:

Tun wir genug? Stimmt unser Output?
Tun wir das Richtige? Gehen wir in die richtige Richtung?

QM-Tools für diese Phase berücksichtigen beide Kernfragen.

Soll-Ist-Vergleich

Die in der Planungsphase definierten Ziele werden durch einen Soll-Ist-Vergleich überprüft. Ist der Output aus Geschäftsprozessen das, was in der Zielsetzung definiert wurde? Erreichen Beschäftigte die ihnen vorgegebenen Ziele? Ein Soll-Ist-Vergleich ist ein wichtiges QM-Tool für die Phase der Evaluierung.

Auditmanagement

Auditmanagement bedeutet, dass Sie regelmäßig prüfen, ob in Ihrem Unternehmen alles so läuft, wie es geplant ist.

Act: QM-Tools für die kontinuierliche Verbesserung

Ziel eines Qualitätsmanagementsystems besteht nicht darin, um jeden Preis Fehler zu vermeiden. Im Gegenteil: Fehler gehören zum Arbeiten dazu, vorausgesetzt das Unternehmen beziehungsweise die Abteilung oder der Standort ziehen die richtigen Schlüsse daraus. Ein wichtiges QM-Tool ist deshalb der kontinuierliche Verbesserungsprozess. Er wird in dieser Phase als zentrales und wichtigsten QM-Tool vorgestellt.

Kontinuierliche Verbesserung als wichtiges QM-Tool

Durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess stellen Unternehmen sicher, dass Probleme und Schwierigkeiten als Chancen zur Verbesserung gesehen werden. Beschäftigte sollen Verbesserungsvorschläge und -initiativen eingeben, der Wert von Vorschlägen wird monetär berechnet, anschließend werden Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet und umgesetzt. Als QM-Tool hat sich hierfür KVP-Software bewährt. Auch das Ideenmanagement von Unternehmen trägt zur ständigen Leistungsverbesserung bei. Als QM-Tool wird hier beispielsweise der Einsatz von Ideenmanagement-Software vorgeschlagen.

Bei einer ISO 9001 Zertifizierung durch die DICIS AG wird nicht geprüft, ob bestimmte QM-Tools verwendet werden, sondern ob insgesamt ein strukturierter und nachvollziehbarer Ansatz zur Umsetzung der Norm vorhanden ist. Entscheidend ist, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen praxisnah erfüllt – nicht, welche Methoden Sie konkret einsetzen. Die Zertifizierung ist dabei speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen ausgerichtet und verzichtet bewusst auf unnötige Bürokratie.

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QM-Tools helfen Unternehmen, ein wirkungsvolles Qualitätsmanagementsystem zu etablieren

Wer sich das erste Mal mit Normen wie ISO 9001:2026 auseinandersetzt, wird von der Komplexität schier erschlagen. Die grundlegende Norm für das Qualitätsmanagementsystem von Unternehmen ist schwer zu verstehen. QM-Tools unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu verstehen, zu verinnerlichen und in die Praxis umzusetzen. Das digitale Zertifizierungstool der DICIS AG integriert zahlreiche QM-Tools und einen speziell auf kleine Unternehmen zugeschnittenen KI-Assistenten. Damit lässt sich die gesamte Dokumentation in kürzester Zeit einfach und effizient mithilfe künstlicher Intelligenz erstellen.

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