Was ist ein Managementsystem? Einführung und Überblick
Managementsysteme unterscheiden professionelle Unternehmen von denen, in denen Dinge zufällig und auf Zuruf passieren.
Der Einführung von Managementsystemen liegen unterschiedliche Motive zugrunde:
Zu den bekanntesten Managementsystemen gehören ISO 9001:2026 (Qualitätsmanagementsystem), ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystem). Diese Managementsysteme können Gegenstand einer ISO-Zertifizierung sein.
Welche Managementsysteme gibt es?
Es gibt verschiedene Managementsysteme, je nach Ziel. Die bekanntesten sind Qualitätsmanagement (ISO 9001), Umweltmanagement (ISO 14001) und Informationssicherheitsmanagement (ISO 27001). Sie helfen Unternehmen, Abläufe zu verbessern, Umweltanforderungen zu erfüllen und Daten zu schützen.
Ein Managementsystem hilft Ihnen, Ihr Unternehmen besser zu organisieren. Je nachdem, was für Sie wichtig ist, gibt es unterschiedliche Arten. Die meisten kleinen Unternehmen starten mit einem System und erweitern es später.
Die wichtigsten Managementsysteme sind:
Für kleine Unternehmen gilt: Sie müssen nicht alles auf einmal machen. Oft reicht es, mit einem System zu starten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie weitere Bereiche ergänzen.
Am Ende geht es immer darum, Ihr Unternehmen einfacher, klarer und sicherer zu machen.
Brauche ich als kleines Unternehmen überhaupt ein Managementsystem?
Ja, auch kleine Unternehmen profitieren von klaren Prozessen, weniger Fehlern und besserer Organisation. Hinter der Entwicklung von Managementsystemen steckt eine recht einfache Philosophie: Einen Mechanismus zu schaffen, der es Unternehmen erlaubt, für den Unternehmenserfolg wichtige Dinge zuverlässig zu erledigen und sich dabei kontinuierlich zu verbessern. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel über die ISO 9001 Philosophie.
Managementsysteme sind Tools zur Bewältigung von Komplexität. Es geht darum, Ziele zu setzen, die Rahmenbedingungen zu berücksichtigen, Handlungen und Maßnahmen aus den Zielen abzuleiten und Aufgaben durch klare Abläufe und Verantwortlichkeiten zuverlässig zu erledigen.Beispiel Qualitätsmanagement: Um in allen Bereichen eines Unternehmens kontinuierlich eine hohe Qualität zu liefern, sind Maßnahmen erforderlich, die alle Bereiche – von der Führungsspitze bis zu den Azubis – betreffen. Ein Qualitätsmanagementsystem setzt sich deshalb intensiv mit den vier Phasen nach dem PDCA-Zyklus auseinander: Plan, Do, Check, Act.
Planen: Maßnahmen der Unternehmensplanung
Unternehmensaktivitäten entstehen nicht spontan oder aufgrund einzelner Kundenanfragen, sondern werden sorgfältig geplant. Die Planung ist im Qualitätsmanagementsystem ISO 9001:2015 der größte und wichtigste Teil. Wenn z.B. alle Kernprozesse eines Unternehmens nach den Prinzipien der Dokumentenlenkung dokumentiert werden sollen, bedeutet das nichts weiter als das das Unternehmen plant, was es zum Erreichen seiner Ziele für Abläufe benötigt.
Do: Ausführung der geplanten Aktivitäten
Managementsystemen liegt die Philosophie zugrunde, dass die Ausführung der geplanten Aktivitäten (fast) unabhängig von einzelnen Personen erfolgt. Wenn alle erforderlichen Maßnahmen und Geschäftsprozesse definiert, wenn Verantwortliche benannt und Erfolgskennzahlen definiert sind, dann – so die Theorie – erledigen sich Aufgaben von fast allein. Das ist in der Praxis nicht immer der Fall, jedoch der Idealzustand, den Unternehmen durch die Einführung eines Managementsystems anstreben.
Check: Kontrollieren ob Ziele erreicht wurden
Managementsystemen liegt die Philosophie zugrunde, dass alles messbar ist. Hat der Vertrieb seine Ziele erreicht? Das lässt sich beispielsweise in der Anzahl von Kundengesprächen, der Abschlussquote oder dem Wert von neu akquirierten Aufträgen messen. Auch die Ergebnisse von Lieferantenaudits oder die Zufriedenheit von Kunden*innen mit den Produkten, Angeboten und Dienstleistungen eines Unternehmens sind messbar. Dies ist ein wichtiger Bestandteil von Managementsystemen: Erfolg wird nicht dem Zufall überlassen, sondern gemessen.
Act: Kontinuierlich verbessern
Jede Abweichung zwischen „Soll und Ist“ ist in Managementsystemen kein Fehler, sondern eine optimierungsfähige Abweichung. Entsprechend ist die kontinuierliche Verbesserung ein wichtiger Teil eines Managementsystems. Es geht darum, dass sich Unternehmen bis hinunter auf kleine detaillierte Abläufe immer wieder die Frage stellen: Läuft es optimal?
Diese Logik, die beispielhaft an einem Qualitätsmanagementsystem erklärt wurde, lässt sich auf praktisch alle anderen Managementsysteme übertragen, unabhängig davon, ob es sich um Nachhaltigkeitsmanagement, Energiemanagement, Risikomanagement oder Informationssicherheitsmanagement handelt. Es geht im Kern immer um das Gleiche: Aktivitäten planen, ausführen, Kennzahlen überprüfen und sich systematisch verbessern.
Man könnte es anders ausdrücken: Hat man ein Managementsystem im Kern verstanden, hat man 70 bis 80 Prozent aller Managementsysteme verstanden. Bei der ISO nennt sich dies „High Level Structure“.
Um Managementsysteme gerade auch für kleine und mittlere Unternehmen zugänglicher zu machen, hat sich die Organisation darauf verständigt, ihren Managementsystemen grundsätzlich den gleichen Aufbau zu geben. Damit ist es für ein Unternehmen, das beispielsweise ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 eingeführt hat, deutlich einfacher, ein weiteres z.B. zum Thema Nachhaltigkeit, Energiemanagement oder Informationssicherheit einzuführen.
Damit diese Managementsysteme nicht nebeneinander existieren, gibt es den Begriff des integrierten Managementsystems.
Was bringt ein integriertes
Managementsystem?
Ein integriertes Managementsystem sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen klarer und einfacher organisiert ist. Statt mehrere Systeme zu nutzen, haben Sie alles an einem Ort. Das spart Zeit, reduziert Fehler und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten – auch ohne zusätzliche Mitarbeiter oder Berater.
Ein integriertes Managementsystem bedeutet: Sie steuern Ihr Unternehmen mit einem klaren, einfachen System. Alle wichtigen Themen – zum Beispiel Qualität, Umwelt oder IT-Sicherheit – laufen zusammen. Sie müssen nicht für jedes Thema eigene Regeln oder Dokumente erstellen.
Das hilft besonders kleinen Unternehmen. Sie haben oft wenig Zeit und keine eigenen Spezialisten. Mit einem integrierten System vermeiden Sie doppelte Arbeit. Sie wissen jederzeit, wer was macht und wie Abläufe funktionieren.
Das bringt Ihnen konkret:
Ein integriertes Managementsystem macht Ihr Unternehmen nicht komplizierter – sondern einfacher. Sie behalten den Überblick und können sich stärker auf Ihr Geschäft konzentrieren.
